OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

POUČENÍ PRO REGISTROVANÉ UŽIVATELE A UŽIVATELE KNIHOVNY

Jak knihovna nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá?
Jak je chrání? Základní odpovědi na tyto otázky přináší tento článek. Úplnou
informaci o ochraně osobních údajů využívaných Městskou knihovnou v Králíkách
nabízí zájemcům Knihovní řád. Nakládání s osobními údaji reflektuje požadavky
vyplývající z Nařízení o ochraně osobních údajů, které vejde v účinnost 25. 5.
2018.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Městská knihovna v Králíkách zpracovává osobní údaje
uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů
udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České
republiky.

Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat
každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i
uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze
konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o
půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to
navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček), ale i
některé služby poskytované přímo v prostorách knihovny. Tyto adresné služby
nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním
přihlášky.

Údaje pro poskytování (lepších) služeb

Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny
potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy
jméno a příjmení, datum narození a adresu. V případě dětí do 15 let pak
potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou
zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá
Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem
průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené
(například členství zdarma či delší výpůjční lhůta).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o
stavu čtenářského konta, splněných rezervacích nebo o nových službách a akcích
knihovny. Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud je nutné jej upomenout o
nevrácené výpůjčky.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o pohybu
knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o
jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček
uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně. Historie výpůjček
jsou využívány také pro statistické účely, jejich dokumentaci nám ukládá zákon.

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně
využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční
činnosti mohou posloužit např. k úpravám otevírací doby nebo nákupu nových
dokumentů.

Kde své údaje najdete

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích
uchovává, nabízí online čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po
přihlášení na webových stránkách knihovny
https://knihovnakraliky.wwworks-vyvoj.cz/ctenarske-konto/. Čtenářské konto nabízí nejen
výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled
aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace.

(pozn. tato služba bude dostupná s novým knihovním systémem
KOHA)

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům
zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě.
První výpis poskytneme zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném
ověření totožnosti žadatele. Žádosti vyřizuje ředitelka knihovny.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální,
při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich
aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při
nejbližší osobní návštěvě.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze
elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty
nebo pozvánky na akce. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš
správný e-mail.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu,
prodlouženou o rok. Během tohoto roku má tak čtenář možnost si členství
jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této
doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě
kterých je možné čtenář identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu
přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro
statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již
nepřeje využívat služeb knihovny.

Zpracování jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných
uživatelů v knihovním systému KOHA firmy R-Bit Technology,
s.r.o., a této firmě předáváme údaje pouze za účelem správy systému.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však
můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz
dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací
údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s
doporučeními pro bezpečné heslo.

Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna
respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu
osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně
fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu
těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018. Dohled nad
dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se
obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však
rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na
vedení Městské knihovny v Králíkách.